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// Ratgeber, Wirtschaft
15.11.2015

Neue Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – Die Auswirkungen auf die tägliche Organisation von Unternehmen

Bereits mit Wirkung zum 01.01.2015 wurden die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, durch das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht. Mit den neuen Vorschriften reagiert die Finanzverwaltung auf die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Das Ziel ist, klare Richtlinien bei der Buchführung und den sonstigen Aufzeichnungen vorzugeben.


Die Buchführung im kleinen Geschäft um die Ecke erfolgte mit Papier und Bleistift, Fehler wurden durchgestrichen und daneben sauber korrigiert. Eine Änderung war, sofern korrekt, noch nachzuvollziehen. Danach kamen Word und Excel. Prima Programme um die Buchführung sauber darzustellen. Allerdings auch sehr eingeschränkt in der Nachvollziehbarkeit, wenn Zahlen geändert wurden. Belege können auch eingescannt werden, aber auch hier kann man mittels einfacher Programme täuschen und in der pdf-Datei aus einer 100 auch mal schnell eine 1000 machen und verbotenerweise abrechnen.

In Zeiten der Digitalisierung ist demnach so einiges möglich. Dem soll jetzt durch die neuen GoBD entgegengewirkt werden. Besonders betroffen sind Unternehmen mit einem hohen Anteil an Bargeschäften in ihrer Kassenführung. Jegliche Veränderungen an Belegen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein oder die Belege müssen so erfasst werden, dass eine Veränderung nicht mehr möglich ist und im Falle einer digitalen Aufbewahrung diese sicher ist. Im Klartext bedeutet dies: So wie ein Beleg reinkommt, muss er auch wieder rausgehen und abgerechnet werden. Wenn man einen Beleg einscannt, weil die Übermittlung der Daten beispielsweise an den Steuerberater elektronisch erfolgt, so muss man nachweisen, dass dieser Beleg auch tatsächlich so im Unternehmen angekommen ist und nicht verändert wurde. Für die originalen Belege und dem damit zusammenhängenden Nachweis, dass dieser nicht verändert wurde, gilt nach wie vor eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Ändert man im Laufe der Aufbewahrungsfrist sein System zur Buchführung (z.B. Warenwirtschaftssysteme, Materialwirtschaft, Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter), muss gewährleistet sein, dass alle bis zu dem Zeitpunkt abgerechneten Belege über den gesamten 10-Jahres-Zeitraum weiterhin vorhanden und lesbar sind. Soweit Unternehmer hinsichtlich dieser neuen Vorgaben noch nicht tätig geworden sind, müssen sie spätestens jetzt ihre internen Geschäftsprozesse analysieren. Die Nichtbeachtung der gestiegenen Anforderungen kann dazu führen, dass die Finanzverwaltung sonst Schätzungen bei nicht eindeutiger Kassenführung vornimmt. Ein steuerlicher Berater ist hier der richtige Ansprechpartner, der mit seiner Fachkompetenz bei der Umsetzung der Vorgaben für Unternehmen sicher in die Zukunft begleitet.

Annette Büsker
Dipl. Kauffrau | Steuerberaterin

ETL Summa Mahnken
Grastorff & Kollegen
Erich-Koch-Weser-Platz 1 | 27568 Bremerhaven
Tel.: 0471 / 9247 - 0
www.smg-steuerberatung.de



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